Assurer le maintien de la politique RH au fils du temps

Comment les RH peuvent-elles mieux s’adapter aux dispositifs mobiles influençant la façon dont travaillent les gens ?

Les téléphones sophistiqués (smartphones), les tablettes PC et autres dispositifs technologiques entrent dans les organisations et les employés demandent à utiliser ces gadgets pour les affaires. En parallèle, les départements de Ressources Humaines luttent pour se mettre à jour avec les menaces qui peuvent provenir d’infractions de données et de la mauvaise gestion d’informations par des dispositifs n’étant pas sous leur contrôle. Traditionnellement, les politiques des RH ont recours à la faute lourde, des procédures disciplinaires pour vol, le retard d’exécution ou la faible performance. Mais elles sont moins préparées face à la perte d’un ordinateur portable ou un dispositif de tablette PC avec des informations sensibles dedans. En somme, ces politiques archaïques ont plutôt tendance à se concentrer sur les actions des salariés que sur des problèmes technologiques, souvent laissés au soin du service informatique. La façon dont les employés travaillent est formée autour de ces nouveaux dispositifs et le service des RH doit évoluer avec son temps pour contenir ces nouvelles menaces.

Christian Toon, Chef du service de risque d’information chez Iron Mountain conseille en cela les directeurs de RH sur les points suivants:

Passez en revue votre politique de protection de données

Chaque grande organisation a besoin d’une politique de protection de données afin d’améliorer la gestion des documents. La législation concernant la protection de données mérite de faire l’objet d’une revue constante afin de s’assurer qu’elle corresponde toujours à la loi. Assurez-vous que les informations soient impartialement et légalement traitées. Il est crucial que le stockage en ligne soit à jour, approprié, non excessif et que le tri soit fait régulièrement. Quand un nouveau salarié arrive il est important que des contrôles appropriés soient effectués pour s’assurer que l’employé ait le profil de cette activité. De plus, quand un salarié quitte l’organisation, il est essentiel qu’il y ait une stratégie de départ suffisante, qui prenne en compte les dispositifs et les IPR qu’ils doivent rendre à la société.

Dans le cas d’une infraction de données

Quand une infraction se produit il est important pour les RH de s’assurer qu’elles ont les coordonnées actuelles de l’employé(e/s) impliqué(e/s) dans l’infraction et les secteurs d’activité affectés. A partir de là, on peut fournir le support approprié à l’employé/e/s (en supposant que l’infraction est accidentelle).

Des notifications doivent aussi être faites aux clients qui peuvent être affectés par l’infraction. Si nécessaire, les organismes de réglementation et les services juridiques doivent aussi être informés pour conseils.

Pour éviter un comportement corrompu dans une organisation, les directeurs des RH doivent contrôler les entretiens disciplinaires et les rapports de performance des employés du début à la fin de la période d’emploi, avec tout comportement suspect notifié avec insistance au personnel de direction approprié.

Les sociétés doivent aussi considérer une ligne d’assistance pour le support anonyme et la notification d’infractions, et une formation approfondie et adéquate pour tous les employés, qui soit à jour pour coïncider avec l’activité industrielle et commerciale.

A propos de l'auteur :

Iron Mountain France.

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