Emails, pirates de votre entreprise ?

Est-ce bien raisonnable de passer autant de temps à ouvrir du courrier ? La livraison à l’ancienne ressemblerait à un facteur vous jetant sur votre bureau un sac postal rempli de courriers, dossiers, rapports, …

L’email est un outil magnifique d’échange et d’instantanéité. C’est aussi, peut-être aujourd’hui, le premier pirate de temps et de relations humaines au sein de l’entreprise. Quand la mise en place d’une charte email au sein des entreprises est devenue essentielle pour retrouver de la productivité. Nous vous proposons une première base de réflexion …

De l’outil, tu resteras maître…

• A une seule personne, une action tu demanderas.
• A un ensemble de personnes, de l’information tu délivreras.
• Aucune polémique par email tu ne lanceras ; ton courage tu prendras (face à face, téléphone).
• Le champ CC, jamais plus tu ne t’en serviras pour prendre autrui à témoin.
• Le champ CCI tu banniras.
• Le bouton « répondre à tous » tu oublieras.
• Un code identifiant tu utiliseras (ex : I : Information ; A : Action ; D : Décision ; CR : Compte-Rendu, …).
• Au-delà de 10 lignes, un document ou un lien tu joindras.
• Ta boite email tu fermeras, afin de pouvoir te concentrer.
• Vis-à-vis de l’urgence, de la distance tu prendras.
• De l’utilité, tu t’interrogeras.
• Avant d’envoyer, tu reliras.
• Des formules positives tu privilégieras.
• De l’humour, tu te méfieras.

Pour fixer un rendez-vous à plusieurs, Doodle tu utiliseras.

Voilà. Nous espérons vous avoir donné envie de développer une charte email en interne. Le gain d’efficacité est immédiat, le retour aux échanges humains est tangible, la baisse des conflits est évidente.

A propos de l'auteur :

Marc VILCOT : www.com-hom.com

J’ai créé Com-Hom en 2007 après 17 années enrichissantes de management terrain pour associer la Communication et le Management, les Hommes et les Méthodes pour atteindre vos Objectifs.

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